总部青岛第一分公司行政专员

岗位职责:

1、行政基础管理：

依据集团公司相关制度，编制和优化分公司基础管理规章制度，并监督执行；

按照集团相关要求，完善与落实现场、着装等现场管理工作，对平台现场工作进行灵活检查并按时发送月度基础管理检查通报。

2、公章管理及证照管理：

检查需要用章的文件是否与审查、登记的内容相符；监督需要用章的员工填写用印登记；不定期进行业务合规性自查；

公司营业执照、组织机构代码证等相关证照的变更及年检工作。

3、办公环境改善：

根据平台实际情况，开展平台办公环境美化优化工作，满足平台利用需求。

4、活动组织:

策划、组织分公司文化活动及各项员工关怀活动。

5、招标比价及合同管理:

执行分公司日常行政类采购管理，执行比价程序，降低采购成本；

开展平台行政类合同报审、签订等工作事项。

6、物资采购:

购置分公司日常所需物资，并检查验收、投入使用、监督管理：

7、费用与预算管理:

编制分公司年度费用预算并监督预算执行情况， 合理控制本部门的日常费用情况，及时完成各类费用报销。

8、档案管理：

整理分公司行政类工作档案，确保档案工作的规范化、标准化，持续维护管理并妥善保管电子文档。

任职资格：

1、学历：本科；

2、专业：行政管理相关专业优先；

3、专业知识：熟悉公文写作知识，办公软件操作，熟悉商务礼仪知识；熟悉行政管理相关知识，能够应用于日常工作的分析中；

4、年限：1年以上；

5、能力：情境适应能力：实时调整方式和行为，以满足不同情况下不断变化的需求;

以行动为导向：以紧迫感、充沛的精力和热情积极抓住新机遇和应对新挑战;

计划和协调：制定工作计划并安排工作优先顺序，以达成与组织目标一致的承诺;

有效沟通：发展和实现多模式沟通，清晰了解不同受众的特定需求。